Kantor masa kini menuntut efisiensi, transparansi, dan kecepatan dalam segala aspek kerja, termasuk urusan penggunaan ruang rapat. Di tengah jadwal yang padat dan kebutuhan kolaborasi antar tim, sistem reservasi ruang yang lama dan manual terasa semakin tidak relevan. Karena itulah, teknologi smart room booking menjadi solusi yang semakin banyak dipilih oleh perusahaan modern. Dengan sistem pintar ini, proses pemesanan ruang jadi lebih cepat, fleksibel, dan minim kesalahan.
Daftar Isi
Risiko Sistem Manual dalam Pemesanan Ruang Rapat
Masih banyak kantor yang mengatur pemakaian ruang secara manual melalui catatan di papan tulis, file Excel, atau bahkan hanya komunikasi lisan. Sayangnya, pendekatan ini sangat rentan menimbulkan masalah, seperti:
- Pemakaian ganda (double booking) karena tidak ada notifikasi real-time.
- Jadwal sulit diakses, terutama oleh tim lintas divisi.
- Waktu terbuang untuk mencari ruang kosong.
- Tidak ada sistem check-in, sehingga ruang yang sudah dibooking sering kosong tak terpakai.
- Peningkatan beban admin untuk mengelola dan mencatat semua aktivitas secara manual.
Semua masalah ini membuat perusahaan kehilangan waktu produktif dan menciptakan friksi antartim.
QNex Room Scheduler Hadir sebagai Solusi Smart Room Booking
Dalam ekosistem smart room booking, QNex Room Scheduler menjadi perangkat andalan untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi proses pemesanan ruang. Terpasang di luar setiap ruang rapat, panel ini terhubung dengan sistem kalender seperti Microsoft Exchange365 dan Google Calendar, memungkinkan seluruh tim melihat jadwal secara real-time. Tidak hanya itu, QNex juga memungkinkan pengguna untuk memesan dan check-in langsung melalui layar sentuh atau QR code, bahkan hanya dengan ponsel.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai produk, silahkan hubungi kami di alataudiovisual.com atau systempro.asia.
Keunggulan QNex dalam Sistem Smart Room Booking
Jadwal Smart Booking Room Real-Time dan Sinkron Tanpa Delay
QNex menampilkan informasi ruang secara langsung, seketika ada perubahan. Dibanding sistem lain yang perlu waktu beberapa menit hingga satu jam untuk refresh, QNex menawarkan pembaruan real-time. Hal ini sangat penting untuk menjaga akurasi jadwal dan mencegah tumpang tindih pemesanan.
Check-In Smart Booking Room Mudah dengan QR Code
QNex mempermudah proses check-in peserta rapat. Setiap orang cukup memindai QR code di panel menggunakan ponsel mereka, lalu sistem akan mencatat kehadiran otomatis. Ini meningkatkan efisiensi dan mengurangi ruang kosong yang tidak bermanfaat karena peserta lupa datang.
Sleep Mode Otomatis untuk Hemat Energi
Saat tidak aktif, perangkat akan otomatis masuk ke sleep mode. Layarnya mati untuk menghemat daya, namun tetap aktif di latar belakang dan siap menyala kembali saat ada aktivitas. Fitur ini mendukung kantor yang ingin menerapkan prinsip ramah lingkungan.
Kontrol Perangkat dari Panel yang Sama
Tidak hanya sebagai sistem booking, panel QNex bisa terhubung dengan perangkat lain di ruang rapat seperti lampu, AC, dan layar presentasi. Semua bisa menyala hanya dari satu titik sentuh, tanpa perlu remote tambahan.
Instalasi Praktis dengan Power over Ethernet (PoE)
QNex mendukung teknologi PoE, memungkinkan panel mendapat daya dan jaringan hanya melalui satu kabel Ethernet. Ini membuat instalasi lebih rapi, cepat, dan efisien, tanpa perlu instalasi listrik tambahan di pintu ruangan.