Mengisi room reservation atau pemesanan ruang pertemuan adalah proses penting dalam manajemen fasilitas, khususnya di lingkungan perkantoran. Dengan adanya sistem yang terintegrasi, pemesanan ruang dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien. Berikut adalah langkah-langkah sederhana yang bisa Anda ikuti untuk melakukan room reservation menggunakan perangkat digital seperti Reserva Edge yang terhubung dengan kalender Office 365 atau sistem lainnya.
Video penjelasan Produk Reserva Edge.
Untuk pemesanan dan informasi lebih lanjut hubungi kami.
Daftar Isi
Berikut Cara Mengisi Room Reservation:
1. Akses Sistem Reservasi Ruangan
Pertama, pastikan Anda memiliki akses ke sistem yang digunakan untuk mengelola pemesanan ruangan, seperti kalender Office 365 atau platform Reserva Edge. Sistem ini biasanya terhubung dengan perangkat Reserva Edge Room Booking Display yang menampilkan informasi ruangan secara real-time. Pastikan juga Anda terhubung ke jaringan perusahaan yang mendukung integrasi ini.
2. Pilih Ruangan yang Tersedia
Setelah masuk ke sistem, langkah selanjutnya adalah memilih ruangan yang ingin Anda reservasi. Pada interface Reserva Edge, layar akan menampilkan daftar ruangan beserta status ketersediaannya. Ruangan yang tersedia akan ditandai dengan indikator khusus, seperti warna hijau. Pastikan Anda memilih ruangan yang sesuai dengan kebutuhan pertemuan, baik dari segi kapasitas maupun fasilitas yang tersedia.
3. Setel Waktu Pemesanan
Langkah berikutnya adalah menentukan waktu pemesanan. Anda dapat mengatur tanggal dan waktu mulai serta durasi pemesanan langsung melalui antarmuka yang tersedia. Jika menggunakan Office 365, integrasi ini memungkinkan Anda untuk melakukan reservasi langsung melalui kalender tanpa perlu keluar dari aplikasi.
4. Masukkan Detail Pemesanan
Setelah menentukan waktu, masukkan detail pemesanan seperti nama pemesan, agenda rapat, serta kebutuhan khusus lainnya. Jika sistem mendukung, Anda juga bisa menambahkan catatan terkait peralatan tambahan yang Anda butuhkan dalam ruangan, seperti proyektor atau sistem konferensi video.
5. Konfirmasi Pemesanan
Setelah mengisi semua informasi, periksa kembali semua detail dan pastikan semuanya sudah benar. Pada layar Reserva Edge, Anda dapat melihat tampilan ringkasan pemesanan sebelum melakukan konfirmasi akhir. Jika menggunakan Office 365, biasanya melakukan konfirmasi dengan menekan tombol “Save” atau “Send” jika terkait dengan undangan rapat.
6. Pantau Status Pemesanan
Setelah pemesanan berhasil, Anda dapat memantau statusnya melalui monitor ringkasan ruangan atau melalui email notifikasi yang dikirim oleh sistem. Jika terjadi perubahan atau pembatalan, sistem akan mengirimkan email peringatan kepada pihak terkait, baik itu pemesan ruangan maupun tim support.
7. Manfaatkan Fitur Room Summary
Jika menggunakan Reserva Edge, Anda juga bisa memanfaatkan fitur Room Summary pada Digital Signage yang tersedia untuk menampilkan informasi tambahan terkait pemesanan ruangan. Fitur ini dapat menampilkan jadwal penggunaan ruangan secara keseluruhan, serta menampilkan informasi multimedia lain seperti video, teks, atau bahkan berita terkini.
Dengan mengikuti cara atau langkah-langkah di atas, Anda dapat mengisi room reservation dengan mudah dan efisien menggunakan sistem pemesanan digital seperti Reserva Edge. Pastikan untuk selalu memeriksa ketersediaan ruangan dan menyesuaikan pemesanan sesuai kebutuhan rapat agar tidak terjadi bentrok jadwal. Sistem ini memberikan kemudahan dalam manajemen fasilitas pertemuan, sehingga aktivitas perkantoran dapat berjalan dengan lancar.